Kol Office Manager

**Ihr Profil** ============== * Administrative und compliance-gerechte Abwicklung von KOL-Beauftragungen, Verträgen und Vergütungen in Abstimmung mit internen Schnittstellen * Organisation von Reisen, Hotels, Meetings, Workshops und Events inklusive Vor- und Nachbereitung * Professionelle Korrespondenz mit externen Expertinnen und Experten sowie internen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch * Pflege von Übersichten, Ablagen, Tracking-Listen und relevanten Stammdaten zur Sicherstellung transparenter Dokumentation und Nachverfolgbarkeit * Mitwirkung bei der Budgetplanung sowie laufende Überwachung und Nachverfolgung des Abteilungsbudgets inklusive Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Abstimmung offener Vorgänge * Erstellung und Pflege von Budgetübersichten, Forecasts und Auswertungen als Entscheidungsgrundlage für die Abteilung **Ihr Profil** ============== * Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, Sekretariat oder Office Management, alternativ ein Studium mit wirtschaftlichem, administrativem oder vergleichbarem Schwerpunkt * Erfahrung in Office Management, kaufmännischer Administration, Budgetkoordination oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld * Sehr gute Organisationsfähigkeit, Serviceorientierung und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise * Freundliches, verbindliches Auftreten sowie sichere Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern * Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; Erfahrung mit SAP, Concur oder Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil * Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Your ZEISS Recruiting Team: Sabrina Rieker