Management & CRM Assistant

**Job Description:** Grupa **dentsu** to globalna sieć komunikacji marketingowej stworzona z myślą o przyszłości. W jej skład wchodzą marki: Carat, iProspect, Amplifi, dentsu X i Dentsu Creative. Przyjmując skoncentrowane na ludziach podejście do transformacji biznesowej, wykorzystujemy naszą wnikliwość do łączenia marki, contentu, handlu i doświadczenia - wszystko w oparciu o innowacyjną kreatywność. Nasza główna siedziba znajduje się w Tokio, a 65 000 ekspertów pracuje w czterech regionach (Japonia, Ameryka, EMEA i APAC). **dentsu** łączy japońską innowacyjność ze zróżnicowaną, globalną perspektywą, aby napędzać rozwój klientów i kształtować społeczeństwo. Obecnie do **dentsu Polska** szukamy osoby na stanowisko **Management & CRM Assistant** **Zakres obowiązków** * Kompleksowe wsparcie Zarządu oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych. * Koordynacja kalendarzy Zarządu, organizacja spotkań, podróży służbowych oraz wydarzeń biznesowych w Polsce i za granicą. * Organizacja i obsługa spotkań Zarządu PL oraz regionu Central Europe, Komitetów Zarządczych oraz tele- i wideokonferencji, w tym przygotowywanie agend i materiałów. * Przygotowywanie raportów, analiz oraz prezentacji biznesowych na potrzeby Zarządu i CEO Office z wykorzystaniem pakietu Microsoft Office. * Prowadzenie action trackerów, monitorowanie realizacji ustaleń oraz koordynacja follow-upów po spotkaniach Zarządu i projektach strategicznych. * Koordynacja obiegu dokumentów, procesu akceptacji i podpisów oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji CEO Office. * Bieżąca współpraca z Członkami Zarządu, kadrą C-level, partnerami biznesowymi oraz interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. * Koordynacja wydarzeń, konferencji, wizyt gości oraz spotkań z klientami organizowanych przez CEO Office i Zarząd. * Tworzenie i aktualizacja baz danych dotyczących klientów, partnerów biznesowych, wydarzeń, hoteli, restauracji oraz innych miejsc wykorzystywanych podczas spotkań biznesowych. * Współpraca z działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi przy realizacji projektów i inicjatyw Zarządu, komunikacji itp. * Współpraca z działem technologicznym w zakresie rozwoju i aktualizacji narzędzi CRM oraz baz danych. * Zarządzanie wybranymi wydatkami CEO Office oraz przygotowywanie rozliczeń zgodnie z obowiązującymi procedurami. * Realizacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd i CEO Office. **Wymagania (must have)** * Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej. * Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżerską (C-level). * Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi. * Doświadczenie w organizacji spotkań, zarządzaniu złożonymi kalendarzami oraz koordynacji podróży służbowych. * Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji. * Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań. * Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie. * Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu. * Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym. * Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1). **Wymagania (mile widziane)** * Doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zarządu lub Rady Nadzorczej. * Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner). * Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materiałów, analiz i usprawniania pracy. * Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji. * Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint. * Prawo jazdy kat. B. **Co oferujemy?** * Pracę w globalnej, dynamicznie rozwijającej się grupie z obszaru komunikacji marketingowej; * Możliwość rozwoju w ramach grupy **dentsu** w Polsce i na świecie; * Szkolenie on-boardingowe; * **3 dodatkowe, wolne dni płatne - tzw. „Wellness days”;** * **2 dodatkowe dni przeznaczone na wolontariat pracowniczy;** * **Summer Fridays** - w okresie wakacyjnym (od czerwca do września, w piątki kończymy pracę 2 godziny wcześniej); * Wewnętrzne programy szkoleniowe; * Nowoczesne i komfortowe biuro zgodnie z ideą work-life-balance, oferujące między innymi takie udogodnienia jak siłownia i sala fitness, punkt opieki dziennej dla dzieci DAY CARE; * Finansowany przez pracodawcę **abonament medyczny w Medicover** z możliwością rozszerzenia o dodatkowe usługi; * Finansowane przez pracodawcę **Ubezpieczenie na życie UNUM** z możliwością rozszerzenia o dodatkowe pakiety; * Kafeteria NAIS; * Dostęp do platformy Mindgram; * Dofinansowanie do karty sportowej Medicover sport lub Multisport (do wyboru) i wiele aktywności sportowych w ramach grup zainteresowania. **Location:** Warsaw **Brand:** Dentsu **Time Type:** Full time **Contract Type:** Permanent