Manager of Import & Export Team

**Job Description** **Import Export Manager (M1)** **Führung und Teammanagement** * Führung, Coaching und Weiterentwicklung des Import- & Export-Teams einschliesslich Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeitendenentwicklung. * Festlegung klarer Ziele, Prioritäten und einer ausgewogenen Aufgabenverteilung zur optimalen Nutzung der verfügbaren Ressourcen. * Sicherstellung einer bedarfsgerechten Personalausstattung, eines zeitgerechten Onboardings sowie der kontinuierlichen Kompetenzentwicklung * Förderung einer kollaborativen, leistungsorientierten und compliance bewussten Teamkultur. **Verantwortlichkeiten** * Verantwortung für die gesamtheitliche Steuerung der Import- und Exportprozesse für nationale und internationale Sendungen. * Sicherstellung der termingerechten und GMP-/GDP-konformen Organisation temperaturgeführter Transporte per Luft- und Landfracht. * Sicherstellung der Erstellung und Prüfung von Versanddokumentationen unter Berücksichtigung der globalen Anforderungen der Trade Compliance. * Überwachung von Zollabwicklungsprozessen, Anweisungen an Zollbroker sowie der Verwaltung von Vollmachten (Power of Attorney). * Überwachung von Sendungsströmen, Engpässen und operativen Leistungskennzahlen zur Gewährleistung einer zuverlässigen Abwicklung. **Prozessharmonisierung und kontinuierliche Verbesserung** * Förderung der Harmonisierung von Import- und Exportprozessen innerhalb des Teams sowie mit relevanten Stakeholdern. * Identifizierung von Möglichkeiten zur Innovation, Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Beseitigung von Hindernissen für das Team. * Unterstützung von Veränderungsinitiativen sowie kontinuierliche Verbesserung von Prozesseffizienz, Durchlaufzeiten und Servicequalität. **Kommunikation und Eskalationsmanagement** * Sicherstellung einer zeitnahen Kommunikation und Eskalation von Problemen, Verzögerungen und kritischen Situationen an Management und relevante Stakeholder. * Leitung von Teammeetings zur Besprechung von Eskalationen, Arbeitsauslastung, Prioritäten und relevanten allgemeinen Informationen. * Gewährleistung eines effektiven Informationsflusses zwischen Management und operativem Team. **Compliance, Reporting und Leistungsüberwachung** * Sicherstellung der Einhaltung von GMP-, GDP-, Global Trade Compliance- sowie weiterer regulatorischer Anforderungen. * Unterstützung interner und externer Audits sowie der daraus resultierenden CAPA-Massnahmen. * Erstellung relevanter Statistiken und Berichte zur Dokumentation der Leistungsfähigkeit und Effizienz des Fachbereichs. * Überwachung von Leistungskennzahlen, einschliesslich termingerechter Lieferungen, Compliance-Kennzahlen und prognosebezogener Metriken. * Unterzeichnung von Dokumenten sowie Durchführung autorisierter Korrekturen im Namen direkter Mitarbeitender entsprechend der erteilten Befugnisse. **Voraussetzungen/Kompetenzen:** * Abgeschlossenes Studium oder gleichwertige Ausbildung in Supply Chain Management, Logistik, Außenhandel, Betriebswirtschaft, Wirtschaftsingenieurwesen oder einem vergleichbaren Fachgebiet, auf Stufe Bachelor, MAS, HF oder vergleichbarer Weiterbildung. * Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung im Import-/Export-, Zoll-, Trade-Compliance-, Logistik- oder Supply-Chain-Umfeld, idealerweise in einem internationalen und regulierten Industrie- oder Pharmaumfeld. * Nachweisbare Führungs-, Projektleitungs- oder Koordinationserfahrung mit der Fähigkeit, operative Teams zu steuern, Prioritäten zu setzen und bereichsübergreifende Themen eigenverantwortlich voranzutreiben. * Fundierte Kenntnisse in Import- und Exportprozessen, Zoll- und Außenwirtschaftsrecht, Trade Compliance, Incoterms, Ursprungs- und Präferenzthemen, Exportkontrolle sowie Versand- und Zolldokumentation. * Ausgeprägte Teamfähigkeit, Sozialkompetenz und Kooperationsbereitschaft sowie die Fähigkeit, Mitarbeitende und Schnittstellenpartner konstruktiv einzubinden und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zu fördern. * Gutes Verständnis von GMP-/GDP-Anforderungen, Qualitätssystemen, Abweichungs-, CAPA- und Change-Control-Prozessen sowie regulatorischen Erwartungen in einem compliance-orientierten Umfeld von Vorteil. * Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit Datenanalyse, KPI-Reporting und Prozessmonitoring von Vorteil. * Ausgeprägte analytische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Problemlösungs- und Entscheidungskompetenz, auch unter Zeitdruck und bei operativen Eskalationen. * Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mindestens auf Niveau C1. **Required Skills:** Business Metrics, Clinical Supply Chain Management, Distribution Management, Driving Continuous Improvement, Efficiency Improvements, Import-Export, International Trade Compliance, Leadership, Operations Management, Process Improvements **Preferred Skills:** Dangerous Goods Transportation, Shipping Current Employees apply [HERE](https://wd5.myworkday.com/msd/d/task/1422$6687.htmld) Current Contingent Workers apply [HERE](https://wd5.myworkday.com/msd/d/task/1422$4020.htmld) **Secondary** **Language(s) Job Description:** **Leadership and Team Management** * Leadership, coaching, and development of the Import & Export team, including performance management, succession planning, and employee development. * Definition of clear objectives, priorities, and a balanced allocation of tasks to ensure optimal use of available resources. * Ensuring appropriate staffing, timely onboarding, and continuous competency development * Promoting a collaborative, performance-oriented, and compliance-conscious team culture. **Responsibilities** * Responsibility for the overall management of import and export processes for national and international shipments. * Ensuring the timely and GMP-/GDP-compliant organization of temperature-controlled transports by air and road freight. * Ensuring the preparation and review of shipping documentation, taking into account global trade compliance requirements. * Monitoring customs clearance processes, instructions to customs brokers, and the management of powers of attorney. * Monitoring shipment flows, bottlenecks, and operational performance indicators to ensure reliable execution. **Process Harmonization and Continuous Improvement** * Promoting the harmonization of import and export processes within the team and with relevant stakeholders. * Identifying opportunities for innovation, simplification of workflows, and removal of obstacles for the team. * Supporting change initiatives and continuously improving process efficiency, lead times, and service quality. **Communication and Escalation Management** * Ensuring timely communication and escalation of issues, delays, and critical situations to management and relevant stakeholders. * Leading team meetings to discuss escalations, workload, priorities, and relevant general information. * Ensuring an effective flow of information between management and the operational team. **Compliance, Reporting, and Performance Monitoring** * Ensuring compliance with GMP, GDP, Global Trade Compliance, and other regulatory requirements. * Supporting internal and external audits as well as resulting CAPA measures. * Preparing relevant statistics and reports to document the performance and efficiency of the function. * Monitoring performance indicators, including on-time deliveries, compliance metrics, and forecast-related metrics. * Signing documents and performing authorized corrections on behalf of direct reports in accordance with granted authorities. **Requirements/Competencies:** * Completed degree or equivalent education in Supply Chain Management, Logistics, Foreign Trade, Business Administration, Industrial Engineering, or a comparable field, at Bachelor, MAS, HF level or with comparable further education. * At least 5 years of relevant professional experience in import/export, customs, trade compliance, logistics, or supply chain, ideally in an international and regulated industrial or pharmaceutical environment. * Proven leadership, project management, or coordination experience with the ability to manage operational teams, set priorities, and independently drive cross-functional topics. * Sound knowledge of import and export processes, customs and foreign trade law, trade compliance, Incoterms, origin and preference topics, export control, and shipping and customs documentation. * Strong team orientation, social competence, and willingness to cooperate, with the ability to constructively involve employees and interface partners and promote trustful collaboration. * Good understanding of GMP/GDP requirements, quality systems, deviation, CAPA, and change control processes as well as regulatory expectations in a compliance-oriented environment is an advantage. * Confident use of MS Office; experience with data analysis, KPI reporting, and process monitoring is an advantage. * Strong analytical skills, structured way of working, and high problem-solving and decision-making competence, also under time pressure and during operational escalations. * **Strong German and English language skills, both written and spoken, preferably at C1 level or above.** **Search Firm Representatives Please Read Carefully**  Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company.  No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.  **Employee Status:** Regular **Relocation:** No relocation **VISA Sponsorship:** No **Travel Requirements:** No Travel Required **Flexible Work Arrangements:** Not Applicable **Shift:** Not Indicated **Valid Driving License:** No **Hazardous Material(s):** N/A **Job Posting End Date:** 09/9/2026 **\*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.**