Specialiste - Gestion Documentaire - Specialist - Document Management

******Job Description Summary****** =================================== Le Spécialiste — Gestion Documentaire relève du Gestionnaire Spécialiste — Gestion Documentaire. Il/Elle est responsable de la mise en œuvre de la gestion des documents selon le processus interne au niveau du projet. Il/Elle gère les livrables de la documentation du projet en utilisant les processus documentaire et l’outil de gestion. Il/Elle possède et tient à jour la liste des documents du projet. Le Spécialiste — Gestion Documentaire est responsable de son propre travail lié à la gestion de la qualité des documents relatifs au projet et de supporter l'équipe projet à livrer la documentation selon l’échéancier du projet. The Specialist – Document Management reports to a Lead Specialist - Document Management. He/She is responsible to implement Document Management following internal process on a project level. He/She manages project documentation deliverables by using document control process and management system. He/She owns and maintains the project’s Master Document List. The Specialist – Document Management is accountable for his/her own work related to the quality management of documents on the project and for supporting the team in making schedule deadlines. **Job Description** =================== **Rôles et responsabilités :** Processus de gestion des documents & DMS · Utilisation des procédures établies pour définir ou résoudre les problèmes liés à la définition et au déploiement du processus de gestion des documents dans le cadre d'un projet. · Préparer la procédure de contrôle des documents du projet liée à la gestion des documents du projet · Suivre les livrables de la documentation du projet · Garantir la cohérence et la qualité de la documentation du projet • Former les nouveaux utilisateurs au système de gestion de la documentation • Fournir assistance aux utilisateurs du logiciel de contrôle des documents • Créer et maintenir les listes de documents nécessaires au projet. · Gérez toutes les transactions relatives aux documents du projet pour l'entreprise en veillant à ce que toutes les informations pertinentes soient correctement enregistrées dans le système de gestion des documents **Interface client/partenaire** · Aider le PED à assurer la liaison avec les clients et les partenaires afin de suivre les livrables de la documentation du projet • Soumettre des documents au client • Suivre les commentaires et les réponses des clients, ainsi que le renvoi des documents • Gérer le statut de retour de la documentation du projet par les clients dans le système de gestion des documents • Préparer la transmission avec une liste de livrables et des dates de soumission définies • Enregistrer toute la documentation nécessaire dans le système **Qualifications requises** : • Maîtrise de l'anglais avancée • Expérience minimale de 2 ans en gestion documentaire ou ingénierie • Capacité et volonté de voyager à hauteur de 15 % du temps, y compris à l'international, et obligation de se conformer à toutes les politiques de l'entreprise en matière de voyages et de **fiscalité.** **Compétences souhaitées** : • Baccalauréat en documentation ou en ingénierie, ou d'une expérience équivalente • Maîtrise du français avancée • Expérience de contact direct avec les clients et les représentants des sous-traitants • Bonne compréhension des processus d'ingénierie et des systèmes de contrôle des documents. Connaissance générale des termes techniques d'ingénierie. La connaissance de la conception des sous-stations est un atout. **Roles and responsibilities:** **Document management process & DMS** * Use established procedures to define or to resolve issues related Document Management process definition and deployment on a project. * Prepare the Project Document Control Procedure related to the Document Management on the project * Follow-up the project documentation deliverables * Ensure consistency and high quality within the project documentation * Conduct Documentation Management System training to new users * Provide functional assistance and support users with document control software * Create and maintain all necessary document lists for the project. * Manage all project document transactions for the company ensuring all relevant information is accurately recorded on the Document Management System **Client/partner interface** * Support PED to liaise with customers and partners to follow-up the project documentation deliverables * Submit documents to customer * Track customer comments and answers, along with document resubmission * Manage customer return status of project documentation within the Document Management System * Prepare transmittal with defined deliverables list & submission dates * Record all necessary document receipts **Required Qualifications:** * Advanced English language proficiency – speaking & writing * Min. 2 years of experience in technical document control or engineering * Ability and willingness to travel 15% of the time, including international, and must comply with all relevant company travel and tax policies  **Desired Characteristics:** * A bachelor’s degree in Documentation or in Engineering, or equivalent experience * Advanced technical French language proficiency, strongly desired * Experience of direct contact with customers and subcontractors’ representatives * Good understanding of engineering processes and document control systems. General knowledge of engineering technical terms.  Knowledge of substation design a bonus. * Working knowledge of the following software: * Microsoft Office package (Excel, Outlook, Word) * Adobe Acrobat Professional or BlueBeam (PDF) * Knowledge of Documentation Management System tool is a plus **Qualities:** * Detail orientated with a disciplined approach, structured * Structured, and organized * Strong Communication skills within project team members and management. * Ability to work in a team with project deadline pressure. * Good time management skills * Analytical and organizational skills ******Additional Information****** ================================== **Relocation Assistance Provided:** No