Yksityisassistentti Executive Assistant

Yksityisassistentti / Executive Assistant Etsimme luotettavaa ja oma-aloitteista henkilöä toimimaan suomalaisen yksityissijoittajan assistenttina. Tehtävässä vastaat hallinnollisten kokonaisuuksien sekä henkilökohtaisten asioiden koordinoinnista ja käytännön järjestelyjen sujuvuudesta Suomessa ja Sveitsissä. Toimit työnantajan oikeana kätenä ja varmistat, että asiat etenevät suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja oikea-aikaisesti. Rooli sopii erityisesti henkilölle, joka viihtyy itsenäisessä ja vaihtelevassa työympäristössä eikä etsi perinteistä toimistotyötä. Tehtävä tarjoaa mahdollisuuden joustavaan työskentelyyn Suomen ja Sveitsin välillä. Kyseessä on uusi rooli, jonka sisältö ja toimintatavat rakentuvat osittain valittavan henkilön osaamisen ja vahvuuksien ympärille. Näin ollen valittavalla henkilöllä on mahdollisuus vaikuttaa tehtävänkuvaansa. Työ on kokoaikainen ja vakituinen. Tehtävään sisältyy kolmen kuukauden koeaika. Työaika on pääsääntöisesti säännöllinen arkityöaika, mutta tehtävä edellyttää joustavuutta matkustamisen ja satunnaisten kiireellisten tilanteiden mukaan. Keskeiset vastuualueesi: Vastaat kalenterin, sähköpostien, tapaamisten ja päivittäisten asioiden hallinnasta. Huolehdit laskujen käsittelystä, kulujen seurannasta, talousaineiston ylläpidosta sekä kuukausittaisten talousyhteenvetojen laatimisesta. Tuet työnantajan yritys- ja sijoitustoimintaa hallinnollisesti. Vastaat yhteydenpidosta Suomen ja Sveitsin viranomaisiin sekä eri asiantuntijoihin, kuten pankkeihin, asianajajiin, kirjanpitäjiin ja vakuutusyhtiöihin. Lisäksi huolehdit asiakirjojen toimittamisesta, määräaikojen seurannasta sekä avoinna olevien asioiden etenemisestä. Vastaat tapaamisten järjestämisestä, taustamateriaalien valmistelusta, tarvittavien asiakirjojen kokoamisesta sekä eri asioiden aktiivisesta seurannasta. Koordinoit työnantajan yksityisasuntoihin sekä muihin kiinteistöihin liittyviä käytännön asioita. Tehtäviisi kuuluu myös lentojen, hotellien, kuljetusten ja muiden matkustusjärjestelyjen suunnittelu sekä tarvittaessa matkustaminen työnantajan mukana. Mitä odotamme sinulta: Ehdotonta luottamuksellisuutta ja kykyä käsitellä yksityisiä taloudellisia, juridisia sekä henkilökohtaisia asioita. Erinomaista suomen ja englannin kielen taitoa. Ranskan kielen osaaminen katsotaan eduksi. Oma-aloitteisuutta ja aktiivista työotetta. Työssä tärkeää on kyky hoitaa asioita itsenäisesti sekä huolehtia niiden seurannasta ja loppuun viemisestä. Erinomaisia organisointi- ja ongelmanratkaisutaitoja sekä kykyä hallita useita samanaikaisia kokonaisuuksia. Erinomaisia vuorovaikutustaitoja sekä kykyä toimia luontevasti erilaisten ihmisten kanssa. Ajokorttia sekä valmiutta ja halua matkustaa säännöllisesti Suomen ja Sveitsin välillä sekä tarvittaessa myös muihin maihin. Aiempi kokemus Executive Assistant-, Private Assistant- tai Family Office -tehtävistä katsotaan eduksi. Myös kokemus taloushallinnosta, kirjanpidosta tai juridisista tehtävistä katsotaan eduksi. Tässä tehtävässä oikea asenne ratkaisee. Täydellinen ansioluettelo tai aikaisempi kokemus ei ole tärkein valintaperuste, vaan arvostamme ennen kaikkea aktiivista ja itseohjautuvaa työskentelyotetta, kykyä tarttua uusiin tilanteisiin sekä halua kehittää omaa tekemistä jatkuvasti. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse hoitaa itse, vaan tehtävässä menestyminen edellyttää hyvää tilannetajua sekä kykyä arvioida, mitä asioita kannattaa tehdä itse ja mitä delegoida eteenpäin. Tarjoamme sinulle: Itsenäisen ja vastuullisen roolin, jossa pääset vaikuttamaan tehtävän sisältöön ja toimintatapojen kehittämiseen. Kansainvälisen työympäristön Suomen ja Sveitsin välillä. Monipuolisen tehtäväkokonaisuuden, jossa yhdistyvät hallinto, talouden koordinointi, kiinteistöihin liittyvät asiat, projektien koordinointi sekä henkilökohtaisen arjen sujuvuuden varmistaminen. Mahdollisuuden kehittää osaamistasi yksityisvarallisuuden sekä kansainvälisten asioiden parissa. Kilpailukykyisen palkkauksen sekä kattavat työsuhde-edut. Jos kiinnostuit tehtävästä, lähetä hakemuksesi, ansioluettelosi sekä palkkatoiveesi osoitteeseen [email protected]. Täytämme paikan heti sopivan henkilön löydyttyä.